Trong hệ thống quản lý hàng tồn kho của mọi doanh nghiệp, khái niệm về “thẻ kho” đóng vai trò quan trọng như một bản ghi chi tiết về từng mặt hàng. Giúp theo dõi, kiểm soát và tối ưu hóa quá trình quản lý hàng tồn. Thẻ kho không chỉ đơn thuần là một tấm thẻ, mà chính là chìa khóa để hiểu rõ về sự diễn biến của tài sản, từ việc nhập kho cho đến khi xuất bán hay sử dụng trong sản xuất.
Trong bài viết này, Az Review cùng bạn khám phá bản chất của thẻ kho, cách lập và quản lý thẻ kho một cách hiệu quả. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực, đồng thời tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Mục Lục Bài Viết
Thẻ kho là gì?
Có nhiều khái niệm về thẻ kho là gì? tuy nhiên Az Review hôm nay cung cấp cho quý độc giả những thông tin được lựa chọn phù hợp nhất.
Căn cứ Thông tư 133/2016/TT-BTC và Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định mục đích sử dụng của thẻ kho như sau:
Thẻ kho là giấy tờ được sử dụng nhằm theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn, kho từng thứ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa ở từng kho.
Làm căn cứ xác định số lượng tồn kho dự trữ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho.
Thẻ kho được lập bởi quản lý kho hoặc kế toán. Người kiểm soát hoạt động ra vào của hàng hóa trong kho.
Thời điểm lập thẻ kho: Cuối ngày.
Ứng dụng của thẻ kho hay thẻ kho dùng để làm gì?
Trong khi lập và quản lý thẻ kho có thể được thực hiện bằng cách thủ công, nhưng trong thời đại số hóa hiện nay, các hệ thống quản lý kho ứng dụng công nghệ thông tin đã giúp đơn giản hóa và tối ưu hóa quá trình này.
Nhờ sự tự động hóa, việc nhập liệu trở nên chính xác hơn, tình trạng hàng tồn kho được cập nhật liên tục và báo cáo tổng quan về kho hàng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
1. Xác định và phân loại hàng hóa thuận lợi
Thẻ kho giúp cho hệ thống quản lý kho phân loại được hàng hóa theo các tiêu chí như: Loại sản phẩm, nhà cung cấp, hiện trạng hàng hóa…
Điều này giúp cho việc tìm kiếm và bố trí vị trí cũng như sắp xếp hàng hóa được thuận lợi hơn, tiết kiệm thời gian tìm kiếm cũng như quản lý hàng hóa và tránh được những sai sót.
2. Theo dõi tồn kho và kiểm soát hàng hóa
Tác dụng của thẻ kho là ghi lại số lượng tồn kho của hàng hóa trong kho, giúp cho các bộ phận có thể theo dõi và có được số liệu tồn kho một cách chính xác để dễ dàng có những kế hoạch, chiến lược kinh doanh liên quan tới hàng hóa như kiểm kê, đặt hàng, hay điều chỉnh quy mô, kế hoạch sản xuất.
3. Quản lý vị trí lưu kho hàng hóa
Thẻ kho giúp cho việc quản lý vị trí lưu kho hàng hóa một cách thuận tiện, giúp cho tiết kiệm thời gian trong quá trình tìm kiếm, sắp xếp hàng hóa một cách thuận tiện. Hỗ trợ tốt cho quá trình lấy hàng để vận chuyển theo yêu cầu của công ty.
4. Tính chính xác được đảm bảo
Mỗi khi có sự thay đổi liên quan tới sản phẩm, thì thẻ kho cần được phải cập nhật một cách thường xuyên như: thay đổi về số lượng, thay đổi về vị trí lưu kho, hoặc cac thông tin khác liên quan tới hàng hóa.
5. Sử dụng công nghệ, phần mềm hỗ trợ quản lý
Để tối ưu hơn trong việc áp dụng thẻ kho vào trong việc quản lý kho hàng, bên cạnh đó cần được ứng dụng các công nghệ hiện đại, như hệ thống quản lý kho tự động (WMS – Warehouse Management System) hoặc mã vạch, có thể hỗ trợ tích cực trong việc tăng tính chính xác và nâng cao hiệu quả trong quá trình lập và quản lý thẻ kho.
Doanh nghiệp sử dụng những ứng dụng này cần phải được huấn luyện đào tạo nghiệp vụ tốt trước khi áp dụng vào doanh nghiệp của mình để nâng cao năng suất và giảm thiểu sai sót.
6. Đào tạo nhân viên nghiệp vụ lập và quản lý kho hàng
Việc đào tạo nhân viên có kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ là việc hết sức quản trọng, đặc biệt đối với đội ngũ quản lý kho hàng. Nhân viên cần được tham gia các khóa đào tạo có thể nội bộ hoặc bên ngoài để đảm bảo được rằng có thể đáp ứng và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Đồng thời, trong nội dung khóa đào tạo cần phải bao gồm việc hướng dẫn nhân viên về cách cập nhật thông tin, xử lý thẻ kho hỏng hóc, và giải quyết các vấn đề liên quan đến thẻ kho.
7. Giám sát kiểm tra và kiểm soát
Thẻ kho cần phải kiểm tra và kiểm soát một cách thường xuyên, để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của quá trình lập thẻ kho và quản lý nó. Doanh nghiệp cần có lịch trình kiểm tra định kỳ, bên cạnh đó bổ sung những lần kiểm tra đột xuất ngoài kế hoạch để cam kết thông tin trên thẻ là chính xác và phù hợp với thực tế.
8. Tối ưu hóa quy trình và quá trình thực hiện
Xuyên suốt trong quá trình hoạt động, luôn luôn cần phải theo dõi và phân tích, đưa ra các giải pháp cải tiến, hoặc thay đổi phương pháp để tối ưu hóa quá trình thực hiện lạp và quản lý thẻ kho hàng.
Thường xuyên cập nhật và nghiên cứu áp dụng các công nghệ tiên tiến mới và phù hợp nhất với quy trình hoạt động của doanh nghiệp mình, nhẳm nâng cao hiệu quả và giảm thiểu sai sót. Bên cạnh đó, lắng nghe ý kiến phản hồi từ nhân viên trực tiếp làm việc và liên tục cải thiện quy trình để đạt được hiệu quả tốt nhất.
>> Az Review mời bạn xem thêm chia sẻ: kinh nghiệm quản lý hàng tồn kho
Lời kết
Để xác định, theo dõi và quản lý thông tin về hàng hóa tốt thì vai trò của thẻ kho đóng vai trò quan trọng. Việc lập và quản lý thẻ kho hiệu quả đảm bảo tính chính xác, đáng tin cậy và hiệu suất cao trong quá trình vận hành kho hàng.
Trên đây Az Review đã chia sẻ khái niệm thẻ kho là gì và ứng dụng của nó trong hoạt động quản lý kho hàng của doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp vận hành hoạt động hiệu quả hơn.
Az Review xây dựng nội dung đánh giá dựa trên trải nghiệm thực tế và tổng hợp từ nhiều nguồn thông tin khác nhau trên internet. Mọi vấn đề liên quan đến bản quyền, vui lòng liên hệ chúng tôi sẽ cập nhật và xử lý!
