PO là gì? Cách Quản Lý Purchase Order Trong Bán Hàng Hiệu Quả

1147928 Lượt xem

PO hay Purchase Order là một khái niệm không hề xa lạ đối với các cá nhân, tổ chức. Đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại. Vậy thực tế PO là gì và nó có ý nghĩa như thế nào với các hoạt động thương mại? Quy trình cách quản lý Purchase Order trong bán hàng như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây của Az Review bạn nhé.

PO là gì?

PO (Purchase Order) là khái niệm về đơn đặt hàng. Đây là một tài liệu thương mại được gửi từ người mua đến nhà cung cấp để ủy quyền cho phép mua hàng. Đơn đặt hàng là một hợp đồng ràng buộc chính thức để mua hàng hóa hoặc dịch vụ.

Cách quản lý Purchase Order

1. Nghĩa của PO trong công việc

PO có nghĩa là bưu điện, nơi diễn ra các cuộc giao dịch khi nhận hàng hóa cũng như chuyển giao, biên bản bàn giao hàng hóa.

2. Nghĩa của PO trong vận tải

PO là một hình thức đơn giản theo hợp đồng mua bán và hợp đồng mua bán này có đặc điểm:

  • Giá trị của đơn hàng tương đối lớn
  • Giao dịch kiểu chuỗi (liên kết với cung cấp và giao dịch dài hạn)
  • Là giao dịch đầu tiên mà không biết thông tin về họ
  • Không thực sự tin tưởng doanh nghiệp
  • Có mối quan hệ đối với đấu giá vận chuyển, ship hàng

3. PO là gì trong thanh toán

Payonee chính là PO là một loại thẻ cho phép bạn rút tiền từ tài khoản Paypal của mình. Công ty này được coi là một công ty cung cấp dịch vụ thẻ ghi nợ, chuyển tiền cho nhiều quốc gia, thanh toán trực tuyến và giao dịch thương mại điện tử. Hiện nay chỉ có ở một số cửa hàng lớn nư Vinmart, Walmart, Amazon

Nội dung chính của PO

Để đảm bảo tính rõ ràng, dễ hiểu cũng như đầy đủ thông tin cần thiết cho quá trình đặt hàng, mua hàng, một PO sẽ bao gồm các yếu tố cơ bản sau:

  • Số PO
  • Ngày lập PO
  • Người bán/ người mua: Tên, thông tin liên hệ
  • PIC
  • Mô tả về hàng hóa/ sản phẩm
  • Số lượng hàng hóa/ sản phẩm
  • Thông số kỹ thuật của sản phẩm
  • Đơn giá
  • Tổng giá trị hợp đồng
  • Điều khoản thanh toán
  • Điều kiện giao hàng
  • Các điều kiện đặc biệt như Discount, FOC,…
  • Chữ ký của bên mua và bên bán

Nội dung chính của PO

Quy trình cách quản lý Purchase Order trong bán hàng

Tùy vào từng loại hình kinh doanh mà quy trình mua hàng bằng PO sẽ khác nhau. Tuy nhiên, thông thường các bước sử dụng và tạo PO sẽ diễn ra theo quy trình như sau:

– Bước 1: Bên mua hàng tìm hiểu và quyết định mua một sản phẩm, dịch vụ bất kỳ cho doanh nghiệp.

– Bước 2: Bên mua hàng sẽ xuất PO cho bên bán để bắt đầu quá trình mua hàng.

– Bước 3: Bên bán hàng sẽ nhận PO và xác nhận với bên mua hàng xem có thể đáp ứng được điều kiện đặt hàng hay không. Nếu bên bán không thể thực hiện được yêu cầu của bên mua thì PO sẽ bị hủy.

– Bước 4: Nếu bên bán xác nhận thực hiện giao dịch thì bên mua sẽ chuẩn bị các đơn hàng dựa trên lượng đơn hàng trong kho hoặc lên lịch sản xuất để đảm bảo khả năng cung cấp đầy đủ số hàng theo đúng tiến độ mà bên mua đã yêu cầu.

– Bước 5: Sau khi đã sản xuất đủ số lượng đơn hàng, bên bán có thể nhờ một đơn vị chuyên về vận tải – logistic cung cấp dịch vụ vận chuyển với số lượng PO mà bên mua hàng đã gửi đến.

– Bước 6: Bên bán hàng lập hóa đơn cho đơn đặt hàng. Trong đó có sử dụng số PO mà bên mua gửi để đảm bảo tính chính xác cũng như khả năng kiểm tra chéo thông tin giao hàng một cách nhanh nhất.

– Bước 7: Bên mua hàng sau khi kiểm tra hàng hóa sẽ thực hiện quá trình thanh toán theo các điều khoản trong đơn đặt hàng cho bên bán.

Ứng dụng của PO trong doanh nghiệp

PO hiện nay là tài liệu được ứng dụng rất nhiều trong các lĩnh vực khác nhau của hoạt động quản lý bán hàng. Tuy nhiên, những ứng dụng phổ biến nhất của đơn mua hàng có thể kể tới:

  • Tìm kiếm nguồn hàng hóa trong tiêu dùng hàng ngày
  • Tìm kiếm những dịch vụ, tiện ích khác nhau phù hợp với hoạt động kinh doanh
  • Tìm kiếm chính xác nguồn gốc xuất xứ của các sản phẩm đã nhập vào kho.
  • Tối ưu hóa việc mua hàng của khách hàng

Ưu điểm khi sử dụng PO

Đối với hoạt động kinh doanh của 1 doanh nghiệp với bất cứ quy mô nào thì purchase order cũng là một tài liệu rất quan trọng. Các doanh nghiệp hiện nay cần phải sử dụng đơn đặt hàng với nhiều ký do khác nhau như:

– Kỳ vọng rõ ràng về chất lượng sản phẩm:

Mỗi đơn đặt hàng mà doanh nghiệp thực hiện sẽ giúp làm rõ những yêu cầu khác nhau của bên mua dành cho nhà cung cấp. Cả hai đều có thể sử dụng PO để làm căn cứ chính xác nếu như chất lượng sản phẩm bàn giao không như mong đợi.

– Quản lý đơn hàng dễ dàng:

Một đơn PO thường được sử dụng cho nhiều bộ phận khác nhau như: mua sắm, tài chính, vận hành. Vì thế, chỉ với một đơn đặt hàng cũng sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể theo dõi, quản lý đơn hàng một cách hiệu quả hơn.

– Giúp lập ngân sách dễ dàng:

Khi doanh nghiệp tạo PO, bên mua có thể tính toán các chi phí khác nhau cho việc chi trả tiền vận chuyện, các chính sách ưu đãi. Từ đó giúp quản lý ngân sách chi tiêu một cách dễ dàng hơn.

– Cơ sở pháp lý rõ ràng:

Nếu như thương vụ mua bán sản phẩm chưa có hợp đồng thương mại chính thức. Đơn đặt hàng có thể đóng vai trò tài liệu pháp lý chính xác. Tuy nhiên, nếu muốn PO trở thành tài liệu pháp lý rõ ràng thì bên mua cần phải có được sự đồng ý của nhà cung cấp.

– Tài liệu quan trọng trong hoạt động kiểm toán:

Trong quá trình thực hiện kiểm toán, các kiểm toán viên luôn cần phải tìm ra được sự khác biệt về mặt tài chính nhằm giúp doanh nghiệp có thể sửa đổi. Vì thế, việc phát hành, xử lý PO sẽ giúp cho doanh nghiệp có cơ sở chi tiêu đúng đắn để các nhân viên kiểm toán không thể làm khó được.

Phân biệt Invoice (hóa đơn) và PO

– Giống nhau:

Giữa đơn đặt hàng PO và hóa đơn mua hàng invoice đều có điểm chung dó là: cả 2 đều là những hợp đồng có tính ràng buộc pháp lý. Có nghĩa là: khi đã kế kế thực hiện thỏa thuận mua bán thì cả người mua, nhà cung cấp đều cần phải thực hiện đúng các công việc mà 2 bên đã cam kết trong PO hoặc invoice.

– Khác nhau

Đơn đặt hàng (PO) sẽ được bên mua hàng chuẩn bị khi cần đặt hàng các loại hàng hóa, dịch vụ. Trong khi đó, hóa đơn lại được tạo bởi bên bán hàng với mục đích là lưu trữ giao dịch mua/ bán đã diễn ra và yêu cầu thanh toán khi các mặt hàng đã được xuất kho.

Đơn đặt hàng sẽ được gửi cho bên bán và hóa đơn thì được gửi lại cho bên mua.

PO chỉ được tạo khi bên mua có nhu cầu đặt hàng. Còn hóa đơn sẽ được tạo khi bên mua đã thực hiện thành công việc mua hàng. Hóa đơn sẽ được xuất tự động và quản lý công nợ trên các.

PO thường yêu cầu rõ về các thông tin bắt buộc trong hợp đồng mua bán sản phẩm, dịch vụ. Trong khi đó, các hóa đơn sẽ thường chỉ dùng để xác nhận quá trình bán hàng. Cũng như lưu trữ chứng từ để phục vụ quá trình kết toán.

Làm thế nào để quản lý PO hiệu quả

PO là một trong những chứng từ vô cùng quan trọng với doanh nghiệp. Vì vậy việc quản lý PO đúng cách là yếu tố quan trọng để hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra trong quá trình làm việc với nhà cung cấp.

– Quản lí nhà cung cấp mà doanh nghiệp của bạn đã từng đặt hàng.

– Tạo dựng các hạn chế về chi phí liên quan đến ngân sách.

– Triển khai hệ thống phê duyệt mua hàng để có thể kiểm soát vấn đề chi phí cũng như ngăn ngừa quản lý tài chính yếu kém.

– Đưa ra các đề mục cần kiểm tra để đánh giá và đảm bảo chất lượng

– Quản lý hồ sơ và tài liệu để đảm bảo quá trình kiểm toán.

– Quy trình hủy đơn hàng cần phải rõ ràng.

Lời kết

Trên đây là tất tần tật thông tin liên quan đến PO là gì? Hy vọng qua bài viết này bạn đọc sẽ hiểu hơn về PO, cũng như quy trình quản lý PO trong bán hàng. Hãy theo dõi các bài viết của chúng tôi để có thêm thạt nhiều thông tin bổ ích bạn nhé.

5/5 - (1 bình chọn)

Bài viết liên quan